REGULAMIN  SISC 2024

 

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

 

1. Organizatorem Students International Surgical Conference – SISC 2024 (zwanego dotychczas „XXIV Międzynarodowe Sympozjum Studentów i Młodych Lekarzy z Zakresu Chirurgii i Innych Specjalności Zabiegowych w Ustroniu”) jest Studenckie Towarzystwo Naukowe Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach oraz Studenckie Koło Naukowe działające przy Zakładzie Propedeutyki Chirurgii i Pielęgniarstwa Chirurgicznego, Katedry i Oddziału Klinicznego Chirurgii Ogólnej, Kolorektalnej i Urazów Wielonarządowych (zwane dalej Komitetem Organizacyjnym).
2. W ramach Konferencji odbędą się Sesje Plenarne, Sesje Przypadków Klinicznych, Sesje Plakatowe oraz Sesje Rezydenckie. Tematyka sesji związana będzie z zagadnieniami klinicznymi z takich dziedzin jak: chirurgia ogólna, ginekologia, urologia, ortopedia, okulistyka, torakochirurgia, kardiochirurgia, chirurgia naczyniowa, chirurgia onkologiczna, chirurgia plastyczna, chirurgia dziecięca, chirurgia szczękowo-twarzowa, laryngologia, transplantologia, pielęgniarstwo chirurgiczne, pielęgniarstwo operacyjne oraz innych specjalności zabiegowych.
3. Konferencja odbędzie się w dniach 10 -12.05.2024 r. w Ustroniu.
4. Do uczestnictwa w Konferencji uprawnieni są studenci uczelni medycznych i kierunków pokrewnych wszystkich lat oraz lekarze, lekarze dentyści i rezydenci dziedzin zabiegowych.
5. Oficjalnymi językami Konferencji są język polski i angielski.
6. Za udział w Konferencji będzie pobierana opłata. Opłaty konferencyjne należy uiścić na podane w dodatkowym e-mailu konto bankowe Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w podanym terminie.
7. Organizator zobowiązuje się do zapewnienia sali konferencyjnej oraz wyżywienia w hotelu dla uczestników na czas trwania Sympozjum. Zgłoszenie uczestnictwa i dokonanie wpłaty wraz z przesłaniem potwierdzenia stanowi automatycznie gwarancję uczestnictwa.
8. Uczestnicy konferencji wyrażają zgodę na nagrywanie oraz udostępnianie zdjęć i filmów na powiązanych portalach, w tym w portalu MedTube (www.medtube.pl). 

REGULAMIN ZGŁASZANIA PRAC

 

• Informacje dotyczące prac naukowych:

1. Każdy uczestnik może być autorem/współautorem więcej niż jednej pracy.
2. Każdy uczestnik może wygłosić nie więcej niż 3 prace.
3. Liczba prac nadesłana z danego koła naukowego nie może przekroczyć 5. 
4. Prace nadesłane z danego koła zostaną przeniesione na listę rezerwową. Jeżeli po kwalifikacji prac zostaną wolne miejsca, prace z listy rezerwowej dostaną możliwość wystawienia. O kwalifikacji z listy rezerwowej decyduje kolejność zgłoszeń.
5. Liczba autorów danej pracy nie może przekroczyć 7 osób.
6. Kwalifikacji pracy do Konferencji dokonuje Opiekun Naukowy danego Studenckiego Koła Naukowego (SKN). W przypadku niespełnienia tego wymogu kwalifikowane będzie pierwsze 5 prac nadesłanych z danego koła naukowego.
7. Do przedstawienia w trakcie Sesji Plenarnych/Przypadków Klinicznych zostanie zakwalifikowane maksymalnie 40 prac.

• O zakwalifikowaniu do Sesji Plenarnych/Przypadków Klinicznych decyduje Komitet Organizacyjny w porozumieniu z Komitetem Naukowy, uwzględniając kolejność zgłoszeń.

• Prace nadesłane, nie zakwalifikowane do sesji Plenarnej/Przypadków Klinicznych zostaną zakwalifikowane do przedstawienia w formie plakatu.

• Liczba prac do przedstawienia w formie plakatu jest nielimitowana.

• Prezentacje, które nie stanowią samodzielnej pracy autora i będące częścią pracy doktorskiej bądź habilitacyjnej, nie będą zakwalifikowane, oceniane.

• Prace stanowiące kontynuację prac, które były już prezentowane i/lub publikowane – wymagana jest pisemna zgoda opiekuna pracy na prezentację oraz wyszczególnienie sposobu dotychczasowej publikacji z udostępnieniem materiałów konferencyjnych i/lub czasopisma w którym praca została opublikowana, (z zaznaczeniem daty, miejsca, autorów, opiekuna oraz Ośrodka z którego praca pochodzi). W/w informacje należy umieścić na slajdzie tytułowym lub kolejnym slajdzie po tytułowym. Nie zastosowanie się do powyższych oznacza dyskwalifikację pracy.

• Na Konferencję przyjmowane będą prace kliniczne (opis przypadku) i doświadczalne, niepublikowane w piśmiennictwie naukowym oraz wcześniej nie prezentowane na innych zjazdach, konferencjach oraz prace prezentowane wcześniej, które nie otrzymały żadnej nagrody czy wyróżnienia.
• Decyzję o odrzuceniu podejmuje Komitet Organizacyjny z Opiekunem Sympozjum. Decyzja ta będzie nieodwołalna.

2. Ostateczny termin przesyłania streszczeń prac oraz zgłoszeń uczestnictwa wraz z wpłatą kosztów konferencyjnych oraz z potwierdzeniem wpłaty zostanie podany na oficjalnej stronie (konfmed.sum.edu.pl) oraz na oficjalnym profilu na Facebooku i Instagramie.
3. W przypadku zgłoszenia 7 i więcej prac będących opisami przypadków klinicznych zostaną one zakwalifikowane do odrębnie ocenianej Sesji Przypadków Klinicznych. Liczba Sesji Przypadków Klinicznych będzie proporcjonalna do ilości prac zgłoszonych prac do wszystkich sesji oraz zgłoszonych do sesji plakatowej.
4. Streszczenie powinno spełniać następujące warunki:

1. Streszczenie należy przesłać poprzez formularz udostępniony na stronie sympozjum, obowiązuje przesłanie abstraktu w języku polskim oraz angielskim, z tego obowiązku zwolnieni są jedynie autorzy prac z Ośrodków zagranicznych – w tym przypadku w języku polskim należy podać jedynie tytuł pracy naukowej i słowa kluczowe.
2. Streszczenie powinno zawierać dane przewidziane we wszystkich polach arkusza zgłoszeń.
3. Limit znaków dla streszczenia w języku polskim wynosi 2000 znaków.
4. Limit znaków dla streszczenia w języku angielskim wynosi 2000 znaków.
5. Autor, który nie nadeśle streszczenia w formie elektronicznej nie zostanie zakwalifikowany.
6. Za treść i formę streszczenia odpowiada osoba zgłaszająca.

5. Komitet Organizacyjny zastrzega prawo do nie korygowania błędów wynikających z nieprawidłowego zgłoszenia przez osobę zgłaszającą.

6.  Autorzy prac są zobowiązani do przygotowania prezentacji multimedialnej w języku polskim lub angielskim albo do przygotowania plakatu w zależności od rodzaju sesji, w której będą zakwalifikowani.

7. Streszczenie należy przesłać zgodnie z formularzem zgłoszeń na stronie internetowej konferencji.

 

REGULAMIN PREZENTACJI PRAC

1. Szczegółowy Harmonogram przydziału prac do odpowiednich Sesji oraz kolejności prezentowanych prac będzie dostępny na oficjalnej stronie internetowej Konferencji.

2. Praca powinna być wygłoszona przez jednego lub dwóch autorów pracy.
3. Czas przeznaczony na prezentację ustną wynosi 7 minut oraz 3 minuty na dyskusję.
4. Czas 7 minut jest nieprzekraczalny i będzie rygorystycznie przestrzegany przez Członków Komitetu Organizacyjnego, Prowadzącego Sesję oraz Członków Komitetu Naukowego. Za każdą rozpoczętą dodatkową minutę będą odliczane punkty (każdy Członek Komitetu Naukowego odejmuje 1 punkt od sumarycznego wyniku punktowego za każdą rozpoczętą minutę).

5. Wszyscy Autorzy wygłoszonej pracy są zobowiązani do uczestnictwa w dyskusji po zakończonej prezentacji. Komitet Naukowy danej sesji ma prawo zadać pytanie, dotyczące prezentowanej pracy, każdemu z autorów pracy. Prawo do zadawania pytań mają również wszyscy obecni Uczestnicy Konferencji.
6. Do dyspozycji Autorów prac będzie rzutnik multimedialny. Prezentacje należy przygotować tylko w formacie zgodnym z programem Microsoft PowerPoint oraz dostarczyć drogą elektroniczną na adres mailowy mbichalska@sum.edu.pl lub osobiście członkom Komitetu Organizacyjnego najpóźniej do dnia 7.05.2024r. Po tym terminie jest możliwe jednokrotne dostarczenie zmodyfikowanej prezentacji multimedialnej w trakcie trwania konferencji.

7. Prezentacje przygotowane w innych jak Microsoft PowerPoint programach (Prezi itp.) zostaną przyjęte do przedstawienia po konwersji do formatu zgodnego z Microsoft PowerPoint.
8. Animacje i filmy są zamieszczone w prezentacji multimedialnej na wyłączne ryzyko Autorów.
9. Plik z prezentacją powinien być opisany w następujący sposób: Numer pracy w ramach sesji, litera sesji, tytuł pracy, imię i nazwisko osoby lub osób wygłaszających (tj. 1.Sesja A ,,Tytuł pracy” Jan Kowalski, Anna Nowak)
10. Niedostarczenie prezentacji zgodnej z regulaminem w terminie, spowoduje dyskwalifikację pracy.

 

SESJA PLAKATOWA

1. Prace prezentowane w Sesji Plakatowej:
1. Plakat należy złożyć w dniu 10.05.2024r. podczas rejestracji oraz umieścić plakat w wyznaczonym przez Komitet Organizacyjny miejscu.
2. Szczegółowy harmonogram Sesji Plakatowej będzie dostępny na oficjalnej stronie internetowej Konferencji.
3. Wymagana wielkość plakatu to format A1 (594×841 mm).
4. Na plakacie należy umieścić tytuł pracy naukowej, imiona i nazwiska autorów oraz opiekuna pracy, pełną nazwę katedry i kliniki.
5. Osoby prezentujące plakat powinny potwierdzić, że rzeczywiście są jego autorami poprzez noszenie imiennego identyfikatora uczestnika konferencji 
2. Na czas trwania Konferencji plakaty zostaną wywieszone w miejscu odbywania się Sympozjum oraz zostanie wyznaczony dokładny termin oceny plakatów, podczas którego, wszyscy autorzy plakatów są zobowiązani do dyskusji i odpowiedzi na pytania Jury oraz innych Uczestników Konferencji.

 

OCENIANIE

1. Prace będą oceniane przez Komitet Naukowy, w skład którego wejdą pracownicy naukowi i specjaliści z poszczególnych dziedzin obecni podczas danej sesji.
2. Każdy Uczestnik Konferencji ma możliwość czynnego udziału w zliczaniu punktów przyznanych przez Komitet Naukowy, odbywającego się po zakończeniu wszystkich sesji.
3. Ocena Komitetu Naukowego jest ostateczna i niepodważalna.
4. Elementy pracy oceniane przez Komitet Naukowy na Sesji Plenarnej: wartość merytoryczna pracy (wprowadzenie, cel pracy, materiał, metody badawcze, wyniki, wnioski), sposób prezentacji, zmieszczenie się z prezentacją w przysługującym czasie, sposób prowadzenia dyskusji, wkład własny w przygotowanie pracy.
5. Elementy pracy oceniane przez Komitet Naukowy na Sesji Plakatowej: wartość merytoryczna pracy, sposób i jasność przekazu informacji.
6. Po zakończeniu obrad każdej z Sesji Naukowych sporządzony będzie protokół z Sesji.
7. O kolejności miejsc będzie decydowała średnia suma punktów przyznana przez członków Komitetu Naukowego po odrzuceniu najniższego i najwyższego wyniku przyznanego przez Komitet Naukowy.
8. Po zakończeniu wszystkich sesji na podstawie wyników zostaną wyłonione:

1. 1. 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, III miejsce) oraz 3 wyróżnienia z sesjiplenarnych.
   2. 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, III miejsce) z sesji plakatowej o ile liczba nadesłanych prac plakatowych w sesji wyniesie 12 lub 1 praca (I miejsce), jeżeli liczba nadesłanych prac będzie mniejsza niż 12.
   3. 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, III miejsce) z Sesji Przypadków Klinicznych o ile liczba nadesłanych prac w tej sesji wyniesie 12 lub 1 praca (I miejsce) oraz 1 wyróżnienie, jeżeli liczba nadesłanych prac będzie mniejsza niż 12

      9. Autorzy najlepszych prac otrzymują nagrodę i dyplom z wyszczególnieniem autorów pracy, tytułu pracy oraz zajętego miejsca. Nagrody rzeczowe zostaną przyznane zarejestrowanym uczestnikom konferencji.

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Oficjalne wyniki Konferencji zostaną ogłoszone podczas podsumowania Konferencji w dniu 12.05.2024r. po zakończeniu wszystkich Sesji Naukowych.
2. Informacje dotyczące wyników nie będą udzielane telefonicznie.
3. Wyniki Konferencji zostaną zamieszczone na stronie internetowej Konferencji (konfmed.sum.edu.pl)) do 30 dni od daty zakończenia Konferencji.
4. Organizator nie ponosi konsekwencji za niezgodność oprogramowania, w szczególności wersji programu PowerPoint oraz błędy powstałe podczas rejestracji uczestników oraz abstraktów (literówek, błędów w nazwisku, bądź zdrobnień imion itd.).
5. Dokładny plan Konferencji wraz z miejscem zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji najpóźniej 2 dni przed rozpoczęciem Konferencji.
6. W razie pytań i wątpliwości Organizator prosi o kontakt na adres: mbichalska@sum.edu.pl, odpowiedzi udzielamy najpóźniej 72 h od przesłania zgłoszenia, wszelki kontakt poprzez stronę Facebook Konferencji i Wydarzenia nie stanowi oficjalnego środka komunikacji z Komitetem Organizacyjnym.
7. Wszelkie kwestie sporne rozstrzyga ostatecznie Komitet Organizacyjny wraz z Opiekunem Sympozjum.
8. Komitet zastrzega sobie prawo do zmian w regulaminie, osoby zarejestrowane do tego terminu zostaną poinformowane o zmianach.
9. Jedynym dowodem uczestnictwa w konferencji (pracy) jest Certyfikat Uczestnictwa wystawiany po zamknięciu obrad Konferencji. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odmowy wystawiania certyfikatu w sytuacji nie przybycia na konferencję, podania błędnych lub fałszywych danych.
10. Jedynym dowodem wygłoszenia pracy jest Certyfikat Wygłoszenia Pracy wystawiany po zaprezentowaniu pracy. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odmowy wystawiania certyfikatu w sytuacji nie wygłoszenia lub dyskwalifikacji pracy.
11. Prace zdyskwalifikowane z powodów innych niż niedotrzymanie terminu będą zgłaszane do STN ŚUM, Studenckiego Towarzystwa Naukowego autorów pracy, Kierownika jednostki, w której praca powstała oraz Opiekuna pracy.

 

CZĘŚĆ WARSZTATOWA

1. Równolegle do sesji naukowych będą odbywały się warsztaty, na które prowadzona jest osobna rekrutacja.
2. Uczestnik zakwalifikowany do udziału w warsztatach zobligowany jest do poprawnej rejestracji wraz z dokonaniem opłaty konferencyjnej 
3. Zapisy na warsztaty będą prowadzone przez arkusz google udostępniony na  koncie SISC na portalu facebook- Students International Surgical Conference
4. O kwalifikacji decyduje kolejność zgłoszeń
5. Uczestniczyć można w więcej niż jednych warsztatach, pod warunkiem, że nie kolidują one z sesją naukową o ile autor/autorzy zostali zakwalifikowani.