REGULAMIN 2023

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

1. Organizatorem Students International Surgical Conference – SISC Ustroń 2023 jest Studenckie Towarzystwo Naukowe Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach oraz Studenckie Koło Naukowe działające przy Zakład Pielęgniarstwa Chirurgicznego i Propedeutyki Chirurgii Katedry Chirurgii Ogólnej, Kolorektalnej i Urazów Wielonarządowych (zwane dalej Komitetem Organizacyjnym).
2. W ramach Konferencji odbędą się sesje plenarne oraz sesje plakatowe. Tematyka sesji związana będzie z zagadnieniami klinicznymi z takich dziedzin jak z chirurgia ogólna, ginekologia, urologia, ortopedia, okulistyka, torakochirurgia, kardiochirurgia, chirurgia naczyniowa, chirurgia onkologiczna, chirurgia plastyczna, chirurgia dziecięca, chirurgia szczękowo-twarzowa, laryngologia transplantologia oraz inne specjalności zabiegowe.
3. Konferencja odbędzie się w dniach 12-13.05.2023 w Ustroniu.
4. Do uczestnictwa w Konferencji uprawnieni są studenci uczelni medycznych i kierunków pokrewnych wszystkich lat oraz lekarze i lekarze dentyści.
5. Oficjalnymi językami Konferencji są język polski i angielski.
6. Za udział w Konferencji będzie pobierana opłata w wysokości 250zł. Opłaty konferencyjne należy uiścić na podane w dodatkowym e-mailu konto bankowe Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w podanym w e-mailu terminie. W tytule przelewu należy podać: imię, nazwisko, SISC 2023.
7. Organizator nie zobowiązuje się do zapewnienia noclegów oraz wyżywienia dla uczestników na czas trwania Sympozjum 11-12.05.2023 w Ustroniu.
8. Uczestnicy konferencji wyrażają zgodę na automatyczną rejestrację w portalu MedTube (www.medtube.pl).

 

REGULAMIN ZGŁASZANIA PRAC

Informacje dotyczące prac naukowych:

1. Każdy uczestnik może być autorem/współautorem więcej niż jednej pracy.
2. Każdy uczestnik może wygłosić nie więcej niż 3 prace.
3. Liczba prac nadesłana z danego koła naukowego nie może przekroczyć 5. Pozostałe prace nadesłane z danego koła zostaną przeniesione na listę rezerwową. Jeżeli po kwalifikacji prac zostaną wolne miejsca, prace z listy rezerwowej dostaną możliwość wystawienia. O kwalifikacji z listy rezerwowej decyduje kolejność zgłoszeń.
4. Liczba autorów danej pracy nie może przekroczyć 7.
5. Kwalifikacji pracy do Konferencji dokonuje opiekun naukowy danego Studenckiego Koła Naukowego (SKN). W przypadku nie spełnienia tego wymogu kwalifikowane będzie pierwsze 5 prac nadesłanych z danego koła naukowego.
6. Do przedstawienia w trakcie sesji Plenarnych/Przypadków Klinicznych zostanie zakwalifikowane maksymalnie 40 prac.
7. O zakwalifikowaniu do sesji Plenarnych/Przypadków Klinicznych decyduje Komitet Organizacyjny w porozumieniu z Komitetem Naukowy, uwzględniając kolejność zgłoszeń.
8. Prace nadesłane, nie zakwalifikowane do sesji Plenarnej/Przypadków Klinicznych zostaną zakwalifikowane do przedstawienia w formie plakatu.
9. Liczba prac do przedstawienia w formie plakatu jest nielimitowana. Prezentacje, które nie stanowią samodzielnej pracy autora i będące częścią pracy doktorskiej bądź habilitacyjnej, nie będą zakwalifikowane, oceniane.
10. Prace stanowiące kontynuację prac, które były już prezentowane i/lub publikowane – wymagana jest pisemna zgoda opiekuna pracy na prezentację oraz wyszczególnienie sposobu dotychczasowej publikacji z udostępnieniem materiałów konferencyjnych i/lub czasopisma w którym praca została opublikowana, (z zaznaczeniem daty, miejsca, autorów, opiekuna oraz Ośrodka z którego praca pochodziła) w/w informacje należy zamieścić na slajdzie tytułowym lub kolejnym slajdzie po tytułowym. Nie zastosowanie się do powyższych oznacza dyskwalifikację pracy.
11. Na Konferencję przyjmowane będą prace kliniczne (opis przypadku) i doświadczalne, niepublikowane w piśmiennictwie naukowym oraz wcześniej nie prezentowane na innych zjazdach, konferencjach.
12. Decyzję o odrzuceniu podejmuje Komitet Organizacyjny z Opiekunem Sympozjum. Decyzja ta będzie nieodwołalna.
13. Ostateczny termin przesyłania streszczeń prac oraz zgłoszeń uczestnictwa wraz z wpłatą kosztów konferencyjnych oraz z potwierdzeniem wpłaty zostanie podany na oficjalnej stronie.
14. W przypadku zgłoszenia 7 i więcej prac będących opisami przypadków klinicznych zostaną one zakwalifikowane do odrębnie ocenianej sesji plenarnej przypadków klinicznych. Liczba sesji przypadków klinicznych będzie proporcjonalna do ilości prac zgłoszonych do wszystkich sesji oraz zgłoszonych do sesji plakatowej.

Streszczenie powinno spełniać następujące warunki:

1. Streszczenie należy przesłać poprzez formularz udostępniony na stronie sympozjum, obowiązuje przesłanie abstraktu w języku polskim oraz angielskim, z tego obowiązku zwolnieni są jedynie autorzy prac z Ośrodków zagranicznych – w tym przypadku  w języku polskim należy podać jedynie tytuł pracy naukowej i słowa kluczowe.
2. Streszczenie powinno zawierać dane przewidziane we wszystkich polach arkusza zgłoszeń.
3. Limit znaków dla streszczenia w języku polskim wynosi 2000 znaków.
4. Limit znaków dla streszczenia w języku angielskim wynosi 2000 znaków.
5. Autor, który nie nadeśle streszczenia w formie elektronicznej nie zostanie zakwalifikowany.
6. Za treść i formę streszczenia odpowiada osoba zgłaszająca.
7. Komitet Organizacyjny zastrzega prawo do niekorygowania błędów wynikających z nieprawidłowego zgłoszenia przez osobę zgłaszającą.
8. Autorzy prac są zobowiązani do przygotowania prezentacji multimedialnej w języku polskim lub angielskim lub do przygotowania plakatu w zależności od rodzaju sesji, w której będą zakwalifikowani.
9. Streszczenie należy przesłać zgodnie z formularzem zgłoszeń zamieszczonym na stronie internetowej konferencji.

 

REGULAMIN PREZENTACJI PRAC

1. Szczegółowy harmonogram przydziału prac do odpowiednich sesji oraz kolejności prezentowanych prac będzie dostępny na oficjalnej stronie internetowej Konferencji.
2. Praca powinna być wygłoszona przez jednego lub dwóch autorów pracy.
3. Czas przeznaczony na prezentację ustną wynosi 7 minut oraz 3 minuty na dyskusję.
4. Czas 7 minut jest nieprzekraczalny i będzie rygorystycznie przestrzegany przez Członków Komitetu Organizacyjnego, Prowadzącego sesję oraz Członków Jury. Za każdą rozpoczętą dodatkową minutę będą odliczane punkty (każdy Członek Jury odejmuje 1 punkt od sumarycznego wyniku punktowego za każdą rozpoczętą minutę).
5. Wszyscy Autorzy wygłaszanej pracy są zobowiązani do uczestnictwa w dyskusji po zakończonej prezentacji. Jury danej sesji ma prawo zadać pytanie, dotyczące prezentowanej pracy, każdemu z autorów pracy. Prawo do zadawania pytań mają również wszyscy obecni Uczestnicy Konferencji.
6. Do dyspozycji Autorów prac będzie rzutnik multimedialny. Prezentacje należy przygotować tylko w formacie zgodnym z programem Microsoft PowerPoint oraz dostarczyć drogą elektroniczną na adres mailowy mbichalska@sum.edu.pl lub osobiście członkom Komitetu Organizacyjnego najpóźniej do dnia 01.05.2023. Po tym terminie jest możliwe jednokrotne dostarczenie zmodyfikowanej prezentacji multimedialnej w trakcie trwania konferencji.
7. Prezentacje przygotowane w innych jak Microsoft PowerPoint programach (Prezi itp.) zostaną przyjęte do przedstawienia po konwersji do formatu zgodnego z Microsoft PowerPoint.
8. Animacje i filmy są zamieszczone w prezentacji multimedialnej na wyłączne ryzyko Autorów.
9. Plik z prezentacją powinien być opisany w następujący sposób: Numer pracy w ramach sesji, imię i nazwisko osoby lub osób wygłaszających oraz tytuł pracy.
10. Niedostarczenie prezentacji zgodnej z regulaminem w terminie spowoduje dyskwalifikację pracy.

 

SESJA PLAKATOWA

Prace prezentowane w Sesji Plakatowej:

1. Plakat należy złożyć w dniu 11.05.2023r. w godzinach 12.00 - 14.00 podczas rejestracji oraz umieścić plakat w wyznaczonym przez Komitet Organizacyjny miejscu.
2. Szczegółowy harmonogram sesji plakatowej będzie dostępny na oficjalnej stronie internetowej Konferencji.
3. Wymagana wielkość plakatu to format A1 (594×841 mm).
4. Na plakacie należy umieścić tytuł pracy naukowej, imiona i nazwiska autorów oraz opiekuna pracy, pełną nazwę katedry i kliniki.
5. Osoby prezentujące plakat powinny potwierdzić, że rzeczywiście są jego autorami poprzez noszenie imiennego identyfikatora uczestnika konferencj.
6. Na czas trwania Konferencji plakaty zostaną wywieszone w miejscu odbywania się Sympozjum oraz zostanie wyznaczony dokładny termin oceny plakatów, podczas którego wszyscy autorzy plakatów są zobowiązani do dyskusji i odpowiedzi na pytania Jury oraz innych Uczestników Konferencji.

 

OCENIANIE

1. Prace będą oceniane przez Jury, w skład którego wejdą członkowie komitetu Naukowego Konferencji oraz inni pracownicy naukowi i specjaliści z poszczególnych dziedzin obecni podczas danej sesji.
2. Każdy Uczestnik Konferencji ma możliwość czynnego udziału w zliczaniu punktów przyznanych przez Jury, odbywającego się po zakończeniu wszystkich sesji.
3. Ocena Jury jest ostateczna i niepodważalna.
4. Elementy pracy oceniane przez jury na sesji plenarnej: wartość merytoryczna pracy (wprowadzenie, cel pracy, materiał, metody badawcze, wyniki, wnioski), sposób prezentacji, zmieszczenie się z prezentacją w przysługującym czasie, sposób prowadzenia dyskusji, wkład własny w przygotowanie pracy.
5. Elementy pracy oceniane przez jury na sesji plakatowej: wartość merytoryczna pracy, sposób i jasność przekazu informacji.
6. Po zakończeniu obrad każdej z sesji naukowych sporządzony będzie protokół z sesji.
7. O kolejności miejsc będzie decydowała średnia suma punktów przyznana przez członków Jury po odrzuceniu najniższego i najwyższego wyniku przyznanego przez Jury.
8. Po zakończeniu wszystkich sesji na podstawie wyników zostaną wyłonione:
9. 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, III miejsce) oraz 2 wyróżnienia z sesji plenarnych.
10. 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, III miejsce) z sesji plakatowej, o ile liczba nadesłanych prac plakatowych w sesji wyniesie 12 lub 1 praca (I miejsce), jeżeli liczba nadesłanych prac będzie mniejsza niż 12.
11. 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, III miejsce) z sesji przypadków klinicznych, o ile liczba nadesłanych prac w tej sesji wyniesie 12 lub 1 praca (I miejsce) oraz 1 wyróżnienie, jeżeli liczba nadesłanych prac będzie mniejsza niż 12.
12. Autorzy najlepszych prac otrzymują nagrodę i dyplom z wyszczególnieniem autorów pracy, tytułu pracy oraz zajętego miejsca. Nagrody rzeczowe zostaną przyznane zarejestrowanym uczestnikom konferencji.

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Oficjalne wyniki Konferencji zostaną ogłoszone podczas podsumowania Konferencji w dniu 12.05.2023r. po zakończeniu wszystkich sesji naukowych.
2. Informacje dotyczące wyników nie będą udzielane telefonicznie.
3. Wyniki Konferencji zostaną zamieszczone na stronie internetowej Konferencji do 14 dni od daty zakończenia Konferencji.
4. Organizator nie ponosi konsekwencji za niezgodność oprogramowania, w szczególności wersji programu PowerPoint oraz błędy powstałe podczas rejestracji uczestników oraz abstraktów (literówek, błędów w nazwisku, bądź zdrobnień imion itd.).
5. Dokładny plan Konferencji wraz z miejscem zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji najpóźniej 3 tygodnie przed rozpoczęciem Konferencji.
6. W razie pytań i wątpliwości organizator prosi o kontakt na adres: mbichalska@sum.edu.pl, odpowiedzi udzielamy najpóźniej 48h od przesłania zgłoszenia, wszelki kontakt poprzez stronę facebook konferencji i wydarzenia nie stanowi oficjalnego środka komunikacji z komitetem organizacyjnym.
7. Wszelkie kwestie sporne rozstrzyga ostatecznie Komitet Organizacyjny wraz z Opiekunem Sympozjum.
8. Komitet zastrzega sobie prawo do zmian w regulaminie, osoby zarejestrowane do tego terminu zostaną poinformowane o zmianach.
9. Jedynym dowodem uczestnictwa w konferencji pracy jest Certyfikat Uczestnictwa wystawiany po zamknięciu obrad Konferencji. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odmowy wystawiania certyfikatu w sytuacji nie przybycia na konferencję, podania błędnych lub fałszywych danych.
10. Jedynym dowodem wygłoszenia pracy jest Certyfikat Wygłoszenia Pracy wystawiany po zaprezentowaniu pracy. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odmowy wystawiania certyfikatu w sytuacji nie wygłoszenia lub dyskwalifikacji pracy.
11. Prace zdyskwalifikowane z powodów innych niż niedotrzymanie terminu będą zgłaszane do STN ŚUM, Studenckiego Towarzystwa Naukowego autorów pracy, Kierownika jednostki, w której praca powstała oraz Opiekuna pracy.